Wat is veilig, wat niet en waar moet je op letten?
AI speelt een steeds grotere rol in het dagelijkse werk. Ook binnen Microsoft 365 is kunstmatige intelligentie inmiddels geïntegreerd via Microsoft Copilot.
Als je organisatie met Microsoft 365 werkt, dan heb je automatisch toegang tot Copilot. Wat veel mensen echter niet weten, is dat er verschillende varianten bestaan. En juist daar zit een belangrijk verschil, vooral als het gaat om veiligheid, datagebruik en compliance.
Niet iedere Copilot-versie is namelijk geschikt voor zakelijk gebruik.
Copilot is niet altijd hetzelfde
Er zijn drie varianten van Microsoft Copilot.
De eerste is de gratis webversie, die beschikbaar is via onder andere Copilot.com en Bing. Deze versie is bedoeld voor algemene vragen en openbare informatie. Prima voor inspiratie of het opzoeken van iets algemeens. Maar deze variant is niet geschikt voor het verwerken van bedrijfsgevoelige informatie. Je werkt hier namelijk niet binnen je eigen Microsoft 365-omgeving. Dat betekent dat je hier geen interne documenten, klantgegevens of vertrouwelijke informatie in moet invoeren.
Voor zakelijk gebruik raden wij deze versie daarom af.
Copilot Chat binnen Microsoft 365
De tweede variant is Copilot Chat, beschikbaar binnen Microsoft 365 wanneer je inlogt met je werkaccount. Dit is een veilige AI-chatomgeving binnen jullie eigen Microsoft-tenant.
Deze versie is zeer geschikt voor het samenvatten van teksten, herschrijven van content of brainstormen over ideeën. De ingevoerde informatie wordt niet gebruikt om AI-modellen te trainen en blijft binnen de zakelijke context. Dat maakt dit een veilige eerste stap om AI binnen de organisatie toe te passen.
Microsoft 365 Copilot: volledig geïntegreerd
De derde variant is Microsoft 365 Copilot, de betaalde en volledig geïntegreerde versie. Deze werkt direct in Word, Excel, Outlook, Teams en PowerPoint.
Hiermee wordt AI echt onderdeel van het dagelijkse werkproces. Denk aan het automatisch samenvatten van e-mails en vergaderingen, het opstellen van documenten op basis van bestaande bestanden of het analyseren van data in Excel. Copilot gebruikt uitsluitend gegevens waar de gebruiker al toegang toe heeft. Alles blijft binnen jullie eigen Microsoft 365-omgeving en valt onder de bestaande security- en compliance-instellingen.
Waarom wij de gratis versie afraden
We zien in de praktijk dat medewerkers soms uit gemak de gratis webversie gebruiken voor zakelijke vragen. Dat lijkt onschuldig, maar kan risico’s met zich meebrengen wanneer daar bedrijfsinformatie in wordt gedeeld.
Voor professioneel gebruik adviseren wij daarom altijd één van de Microsoft 365-varianten van Copilot.
Slimmer werken, maar wel veilig
AI biedt enorme kansen om efficiënter en slimmer te werken. Mits je het op de juiste manier inzet.
Wil je weten welke Copilot-variant het beste past bij jullie organisatie? Of wil je advies over het veilig inzetten van AI binnen Microsoft 365? Neem gerust contact met ons op. We denken graag met je mee en laten je zien wat er mogelijk is.