Het maken van back-ups van Office 365 is belangrijk. Wij geven 6 redenen.
Het maken van een back-up behoedt u voor vervelende situaties die in de praktijk helaas maar al te vaak voorkomen. Elk commercieel bedrijf, groot én klein, moet nagaan of het IT-team alles onder controle heeft en of bedrijfskritische data altijd toegankelijk blijven.
Uit gesprekken met honderden IT-professionals overal ter wereld die naar Office 365 zijn gemigreerd, blijkt dat er zes valkuilen overblijven met betrekking tot databeveiliging. Lees hier welke dit zijn en hoe jij jouw organisatie hiervoor kunt behoeden.
1. Data verwijderen
Op het Office 365-platform kunnen data op twee manieren worden verwijderd: voorlopig en permanent. Bij voorlopig verwijderen maakt u bijvoorbeeld de map Verwijderde items leeg. Dit wordt ook wel “Definitief verwijderd” genoemd. In dit geval is definitief niet echt definitief, want het item staat nog in het postvak Herstelbare items.
Bij permanent verwijderen wordt een item gemarkeerd voor volledige verwijdering uit de database met postvakken. Zodra dit gebeurt, is het item voorgoed verdwenen. Tenzij er op de achtergrond een back-upoplossing actief is.
2. Retentiebeleid
Microsoft is alleen belast met handhaving van het retentionbeleid zoals in de serviceovereenkomst vermeld; al het andere zou als contractbreuk kunnen worden beschouwd. Het maken van back-ups van gegevens van ex-medewerkers is essentieel. IT-beheerders vergissen zich vaak in de aanwezige dekkingsgraad totdat die belangrijke gegevens verdwenen zijn. Met een back-upoplossing voor Office 365 kan een uitgebreider, toegankelijker retentionbeleid verkregen worden waarmee al jouw data beveiligd en op één locatie opgeslagen worden, waardoor herstel snel, eenvoudig en betrouwbaar wordt.
3. Interne beveiligingsrisico’s
Toegang tot bestanden en contactpersonen verandert zo snel dat het lastig kan zijn om te letten op de mensen die u het meest vertrouwt. In Microsoft is het onmogelijk een gewone gebruiker te onderscheiden van een ex-medewerker die vóór vertrek probeert om cruciale bedrijfsgegevens te verwijderen.
Bovendien zorgen sommige gebruikers onbewust voor ernstige risico’s door geïnfecteerde bestanden te downloaden en per ongeluk gebruikersnamen en wachtwoorden kenbaar te maken aan sites die betrouwbaar leken. Er is een zekere mate van training nodig om deze kwesties het hoofd te bieden, maar menselijke fouten en kwade bedoelingen zullen altijd een bedreiging vormen als er geen adequate beveiligingsmaatregelen zijn genomen, zoals het maken van back-ups.
4. Externe beveiligingsrisico’s
Malware en virussen, zoals ransomware, hebben
het afgelopen jaar over de hele wereld ernstige schade aan organisaties toegebracht. Niet alleen staat de reputatie van een bedrijf op het spel, maar ook de privacy van interne en klantgegevens. Beperking van reputatieschade na een inbreuk is niet eenvoudig. Externe risico’s sluipen binnen via e-mailberichten en bijlagen. Het is bovendien niet altijd voldoende om gebruikers te leren waarop ze moeten letten, vooral wanneer de geïnfecteerde berichten zo aantrekkelijk lijken.
De functies van Exchange Online voor back-up en herstel zijn onvoldoende om ernstige aanvallen op te vangen. Regelmatige back-ups helpen voorkomen dat een externe aanval uit de hand loopt.
5. Wettelijke vereisten
Je denkt dat iets onmogelijk kan gebeuren, totdat het gebeurt. Microsoft biedt een aantal vangnetten (instellingen zoals In-place bewaring en Bewaren van postvakgegevens vanwege juridische procedure), maar ook hiervoor geldt dat deze geen solide back-upoplossing vormen waarmee uw bedrijf uit de juridische problemen wordt gehouden. Als je bijvoorbeeld per ongeluk een gebruiker verwijdert, wordt ook zijn of haar on-hold postvak verwijderd.
Wettelijke vereisten, compliancevereisten en toegangsregelgeving zijn in elke branche en in elk land anders, maar boetes, strafrechtelijke vervolging en juridische geschillen zijn drie dingen die je liever niet op uw actielijstje ziet.
6. Hybride implementaties
Organisaties die voor Office 365 kiezen hebben meestal tijd nodig voor de transitie van on-premises Exchange naar Office 365 Exchange Online. Sommige bedrijven houden zelfs een klein deel van het traditionele systeem in stand voor extra flexibiliteit en aanvullende controle. Deze hybride
e-mailimplementaties komen vaak voor, maar maken het beheer ook extra uitdagend. De juiste back-uplossing voor Office 365 moet geschikt zijn voor hybride e-mailimplementaties en moet Exchange-data, ongeacht de bronlocatie ervan, precies hetzelfde afhandelen.
Meer weten over het maken van een Office 365-back-up? Wij kunnen je daarbij helpen! Neem gerust contact met ons op voor de meest geschikte back-up oplossing voor jouw bedrijf!